Preguntas y Respuestas Cobertura

Niños que aspiran a grado transición, que llevan un año o más sin escolaridad, alumnos provenientes del sector privado, alumnos provenientes del sector oficial de otra ciudad.

Esto significa una nueva inscripción y se realiza durante el mes de septiembre de cada vigencia a través del aplicativo EDUWEB módulo 4 “Traslados” y sigue todos los pasos que allí se le indican.

Los traslados de estudiantes que estudian en colegio privado de matrícula contratada (prestación servicio educativo) se realizan únicamente al sector oficial. Puede hacer este requerimiento en el mes de septiembre de cada vigencia a través del aplicativo EDUWEB módulo 4 “Traslados” y sigue todos los pasos que allí se le indican. Si requiere reubicación por unificación de hermanos, traslado de comuna o porque el colegio actual no ofrece el siguiente grado que va a cursar, debe radicar carta de solicitud de traslado en el colegio actual, dicha solicitud debe hacerse en el mes de noviembre y se deberán adjuntar los documentos soporte que requiera la Dirección de Cobertura y que serán informados por la página web de la entidad.

Las etapas del proceso de gestión de matrículas son las siguientes:

Inscripción a cargo de los padres del estudiante,
Asignación de cupos otorgados por la Secretaría de Educación,
Acercarse al colegio al cual le fue asignado el cupo para la revisión de los documentos, y
El último paso consiste en formalizar la matrícula a cargo de los padres del estudiante.

La Secretaría de Educación y los Colegios Públicos no cobran por el trámite de matrícula en ninguna circunstancia.

La Secretaría de Educación garantiza la asignación de cupos de los NNA que realicen solicitud de los mismos, mediante la plataforma habilitada y en los tiempos descritos. Si no cumple con la metodología establecida la Secretaría no se hace responsable.

Este proceso se hace durante el mes de septiembre de cada vigencia. El único medio por el cual se debe realizar el trámite de inscripción y solicitud de cupo es a través del aplicativo EDUWEB módulo 1 “Inscripción de alumno”

Para la asignación de cupos a estudiantes activos el estudiante debe estar vinculado a un establecimiento educativo para asegurar su continuidad en este. Entre los meses de septiembre y noviembre los colegios realizan el proceso de prematrícula de los estudiantes antiguos para garantizar la continuidad en la siguiente vigencia.

La inscripción de alumnos nuevos y solicitud de cupos para estudiantes provenientes de instituciones oficiales de otras partes del país se realiza la segunda semana de diciembre de cada vigencia, a través del aplicativo EDUWEB módulo 1 “Inscripción de alumno” y sigue todos los pasos que allí se le indican.

Una vez se cierra la etapa de inscripciones, la Secretaría de Educación realiza la asignación del cupo, que consiste en otorgar un cupo en una institución educativa según la solicitud y cercanía a la casa, entre otras variables.

Todos los años la Secretaría de Educación expide una resolución que establece las fechas de cada uno de los procesos de cobertura. La asignación de cupos se realizará en las siguientes fechas:

Grado transición entre noviembre y diciembre.
Grados la segunda semana de diciembre.
Estudiantes provenientes de instituciones oficiales de otras ciudades la segunda semana de diciembre.
La consulta se realiza en el aplicativo EDUWEB módulo 2 “Estado alumno”

La solicitud de cupos de traslados de estudiantes activos aplica únicamente para traslados entre instituciones educativas oficiales y se realiza en el mes de septiembre de cada vigencia a través del aplicativo EDUWEB módulo 1 “Inscripción de alumno” y sigue todos los pasos que allí se le indican.

Cuando la Secretaría de Educación asigna un cupo al menor, los padres deben acercarse al colegio al cual le fue asignado el cupo para la revisión de los documentos y formalizar la matrícula por medio de la firma de la hoja de matrícula. El estudiante quedará en estado matriculado en el sistema. Se puede consultar en el aplicativo EDUWEB módulo 2 “Estado alumno”

Se debe verificar que la Institución Educativa cuenta con el cupo disponible para repetir el año y que la misma no haya solicitado cambio de ambiente escolar, de ser así, presentar la solicitud de traslado en el aplicativo EDUWEB módulo 4 “Traslados”.

Los colegios tendrán las siguientes responsabilidades con los reportes de información en el proceso de matrícula:

Reportar la matrícula en el SIMAT.
Hacer seguimiento y reportar las novedades de matrícula y retiro en SIMAT.
Garantizar la actualización de la información que se encuentra en el SIMAT y SIMPADE.
Garantizar la organización de los diferentes grupos en cada sede, jornada y grado, a más tardar el primer mes de inicio del año escolar por una sola vez previo diagnóstico de los estudiantes, evitando la movilidad constante de menores entre grupos, salvo casos excepcionales debidamente sustentados al interior de la institución.

A partir de la segunda semana de diciembre puede realizar la consulta en el aplicativo EDUWEB módulo 2 “Estado alumno”

Los padres de familia y/o acudientes tienen las siguientes responsabilidades en la etapa de la matrícula:

Entregar en la institución educativa oficial la documentación necesaria para formalizar la matrícula, en el caso de los niños, niñas y jóvenes desvinculados del conflicto armado y menores de edad hijos de personas desmovilizadas de grupos armados al margen de la ley, los padres deberán entregar la documentación establecida en el artículo 3 de la Resolución 2620 de 2004.
Actualizar en la institución educativa oficial la información necesaria del estudiante y de los padres de familia o acudientes.
Para los estudiantes de grado transición, es obligatoria la presentación del carnet de salud infantil con su esquema de vacunación completo, de acuerdo a Io establecido en la Resolución 1535 de 2002 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
La matrícula se realizará cuando el padre de familia o acudiente suscriba oportunamente los documentos requeridos por la Institución Educativa para la formalización de la matrícula.

La promoción y asignación de traslados de estudiantes se realiza entre la última semana de noviembre y la primera de diciembre de cada vigencia.

REGISTRO CIVIL (en todos los casos)

Documento de identidad “legible” del estudiante:

TARJETA DE IDENTIDAD: por ambas caras (niños de siete años cumplidos)
TARJETA DE IDENTIDAD RENOVADA: por ambas caras (niños mayores de catorce años)
CÉDULA DE CIUDADANÍA: por ambas caras (estudiantes mayores de edad)
ESTUDIANTES EXTRANJEROS: documento que acredite su estadía legal en el país.
Fotografía del estudiante.
Documento de identidad de los papás por ambas caras.
Boletín de notas del último año cursado
Recibo de servicio público o carta de la administración del conjunto residencial donde reside (donde se evidencie la dirección).
Certificación de afiliación a EPS
Puntaje Sisben III (todos)
Carta de desplazado (si aplica)
Carné de crecimiento y desarrollo por ambas caras (niños menores de seis años)
Carné de vacunas por ambas caras (niños menores de seis años)

Una vez se entregan en la institución educativa, los colegios deben revisar los documentos para verificar que están completos y se encuentran conformes, si alguno no cumple, se informará al padre de familia para que lo entregue nuevamente. Una vez aprobados, se firma la hoja de matrícula por parte del colegio y los padres y en el sistema se cambia el estudiante a estado “matriculado”.

La Secretaría de Educación y los Rectores de las Instituciones Educativas Oficiales registran en el SIMAT, de forma permanente, las novedades de retiro de matrícula, las cuales procederán cuando:

Existe una solicitud escrita de retiro por parte de uno de los padres y/o acudientes, del estudiante si es mayor de edad.
Existe el requerimiento de retiro por parte de otra entidad territorial en donde el estudiante está cursando sus estudios, siempre y cuando se presente evidencia de dicho Municipio y/o Instituciones Educativas, que acredite que el menor se encuentra matriculado en esta otra jurisdicción.
Cuando el colegio evidencia que el estudiante no está asistiendo al colegio por un periodo superior a 15 días consecutivos sin excusa y no es posible establecer contacto para indagar por el caso y hacer seguimiento.
Cuando los resultados de auditoría y el seguimiento de matrícula que adelante la Secretaría de Educación o el Ministerio de Educación Nacional evidencian que el estudiante no cursa sus estudios en ese establecimiento educativo o que el estudiante desertó.

Padres de familia
Rectores de las Instituciones Educativas
Secretaría de Educación

Para la Secretaría de Educación es una prioridad garantizar el acceso a la educación de los menores en edad escolar del municipio teniendo como prioridad la asignación de cupos en el sector oficial. Una vez agotados los cupos oficiales, se recurre a la contratación de la prestación del servicio educativo en el sector privado de acuerdo a los lineamientos y a los recursos destinados para tal fin por el Ministerio de Educación Nacional. Cabe resaltar que es la Secretaría quien realiza dicha asignación y no es por escogencia de los padres o de los colegios privados.